אירוע עסקי מוצלח – איך לעשות את זה נכון?

אירוע עסקי מוצלח – איך לעשות את זה נכון?

הפקת אירועים עסקיים מחייבת אינספור תכנונים וארגונים על מנת שהאירוע אכן יהיה מוצלח ויממש את מטרותיו העסקיות. בין אם מדובר ביום עיון, השתלמות, יום הדרכה, כנס מקצועי, אירוע חברה או השקת מוצר, לאלו יש חשיבות לא מעטה עבור הארגון או הגוף העומד מאחוריהם ולכן הליך הפקה מומלץ שייעשה על ידי ידיים מקצועיים כמו למשל המחלקה העוסקת בארגון אירועים מהסוג בארגון עצמו או על ידי חברת הפקות המתמחה בהפקת אירועים מהסוג. לצורך כך, יש לקחת בחשבון מספר דגשים שיסייעו בהליך הפקת אירוע עסקי מוצלח ומהנה כאחד:

הגדרת תקציב ובחירת לוקיישן

אחד הפרמטרים הראשונים שכדאי להתייחס אליו בעת הפקת אירוע עסקי או יום כיף לעובדים מתייחס לנושא התקציב הכללי לאירוע וזה המוגדר לכל אחד מהמרכיבים אותו, כמו למשל השכרת המקום, הקייטרינג, הזמנת הפעלה או תוכנית אומנותית, הזמנת ספקים ונותני שירות, מתנות למשתתפים וכן הלאה. לפני שלב ההתנעה לקראת הפקת האירוע בפועל, חשוב לבחון את הנתונים ולהגדיר תקציב כללי לאירוע וחלוקתו בהתאם למרכיבים השונים. לאחר הגדרת התקציב, חשוב לעשות סקר שוק מקיף במידה מספקת ולבצע השוואת מחירים לגבי כל מרכיב באירוע כדי לוודא את העלויות הממוצעות, שתסייענה בהגדרת התקציב לכל מרכיב. מבחינת בחירת הלוקיישן לאירוע, חשוב להתמקד במקומות המותאמים לאירוע בהיקף המתוכנן וזאת על מנת למנוע מצב של צפיפות יתר לא נעימה או מנגד, תחושת ריקנות גם כאשר כל המשתתפים אכן לוקחים חלק כמתוכנן. הדרך הטובה ביותר להתרשם מהתאמת המקום לגודל האירוע המתוכנן הוא באמצעות בחינת המקום בעת אירוע המתקיים בו בסדר גודל דומה לזה המתוכנן באירוע העסקי. כאשר מדובר באירוע עסקי גדול, האפשרויות הטובות ביותר הן לקיימו במסגרת אולם אירועים, גן או אולם בתוך בית מלון, וזאת לעומת אירוע עסקי מצומצם (כמו למשל ישיבה רבת משתתפים חשובה במיוחד או אפילו מעמד של פתיחת מעטפות במסגרת הגשת מועמדות עבור מכרזים מטעם גוף מסוים), אותו ניתן לקיים במסגרת חדר ישיבות מושכר המעוצב ומצויד בטכנולוגיה הנדרשת, אולם קטן במסגרת בית מלון או מתחמים הייעודיים לאירועים קטנים.

ארגון תוכנית לאירוע והטכנולוגיה הנדרשת

חשוב לגבש בשלב ראשוני בעת הליך הפקת האירוע תוכנית מסודרת הכוללת לוחות זמנים מדויקים כולל פירוט ההרצאות, נאומים ותוכנית אומנותית. חשוב לוודא מול הגורמים הרלוונטיים הנוטלים חלק  באופן פעיל באירוע כי אכן יוכלו לקחת חלק במועד שנקבע להם מאחר וככל הנראה מדובר באנשים בעלי תפקידי מפתח והפניות שלהם בהתאם. מבחינת בחירת התוכנית האומנותית, חשוב שזו תתאים לאופי וסגנון האירוע בכללותו וכמובן לקהל היעד המתוכנן להשתתף באירוע. לגבי ארגון אביזרים טכנולוגיים חיוניים לצורך תפעול והצלחת האירוע, חשוב לוודא את הימצאות הטכנולוגיה הנדרשת במקום בו צפוי להתקיים האירוע, כמו למשל מקרן, שיחות ועידה, מסך פלאזמה וכל הנדרש. הדבר חשוב במיוחד באירועים בהם נדרשים להציג את התכנים בצורה מסודרת מול הקהל (כמו למשל הצגת אפשרויות קורסים מקצועיים כמו אנגלית עסקית וקורסים אחרים במסגרת אירוע רשמי מטעם מוסד לימודים). במידה והציוד אינו בנמצא במקום עצמו, חשוב לדאוג להשכירו בנפרד ולדאוג להגעתו בזמן ולהתקנתו סמוך למועד האירוע.

קייטרינג והפרטים החשובים הנוספים

יש לקחת בחשבון שלא כל מקום הנבחר לקיים בו את האירוע אכן כולל קייטרינג  in house ולכן הדבר מחייב השכרתו בנפרד, דבר שעשוי במרבית המקרים לייקר את עלות האירוע בכללותו, יחד עם הצורך לתאם מול גורמים נוספים. בכל מקרה, בין אם מדובר בתפריט המוצע על ידי המקום עצמו או על ידי חברת קייטרינג חיצונית, חשוב לוודא כי זו מיומנת באירועים בהיקף המדובר, כולל אפשרות למנות המותאמות לסגנון האירוע הכללי ולשעה ביום בה האירוע מתקיים. בנוסף, חשוב לוודא כי לקייטרינג ישנה תעודת כשרות בתוקף וזאת על מנת להתחשב בכלל משתתפי האירוע שומרי הכשרות. מבחינת הפרטים הקטנים והחשובים בעת הפקת אירוע עסקי, חשוב לקבוע את התאריך לאירוע בהתאם למגבלות עיקר המשתתפים (לא בתקופות של חופשים או כאלו שידועות בעומסים מאסיביים במקום העבודה) ולשלוח למוזמנים הזמנות מבעוד מועד על מנת שיוכלו לשריין את התאריך. בנוסף, כדאי להזמין מתנות אישיות וסמליות (הכוללות לוגו או סמל המייצג את האירוע) לאורחים על מנת להוסיף פן אישי וייחודי לאירוע ויחד עם זה, גם מזכרת מהאירוע הבלתי נשכח.