כחלק מהפקות אירועים, יש לחשוב גם על האורחים הרחוקים יותר, אשר מעוניינים להגיע לאירוע. לשם כך יש לחשוב על הסעות לאירועים, שייעשו באמצעות רכבים מפנקים, וללא פשרה על בטיחות או איכות. בכדי שההסעות ייעשו באופן מקצועי לשביעות רצונם המלא של האורחים, כדאי להתייעץ ולהשכיר רכב מחברת הסעות. באופן כזה, אפשר יהיה לתאם את לוחות הזמנים באופן קל יותר, ההגעה תיעשה באופן מהיר וקל יחסית, ותהיה אפשרות הסעה של מספר רב של אורחים.
בדרך כלל הסעות לאירועים יידרשו כאשר האירוע (הפרטי או הציבורי) מתקיים במרחק רב מנתח גדול של אורחים. הסעות אלה שכיחות מאד כחלק הפקת חתונות, כאשר הזוג הצעיר מחליט להתחתן בעיר מסוימת, כאשר רוב משפחתו נמצאת בעיר אחרת. אירועים אחרים, כמו מסיבות או אירועי חברה עלולים גם הם להיות מרוחקים מבחינה גיאוגרפית ממרבית האורחים באופן שיקשה עליהם להגיע.
הסעות מפנקות
פעמים רבות, כאשר מדובר על הפקות אירועים הדורשות הסעות, להסעה עצמה יהיה גם ערך מוסף. הדרך המהנה והמפנקת תהווה חלק מהאירוע ומאווירת המסיבה הצפויה. חברת ההסעות יכולה לספק אוטובוס VIP או רכב קטן יותר, אשר יהיה מאובזר בכל אותם פינוקים אשר עושים את הדרך לנעימה. בשעות היום, יוכלו האורחים ליהנות מסרט המוקרן ברכב, ובשעות הערב, יוצעו להם משקאות מסוגים שונים.
הרכב ומספר המקומות הדרושים ייקבעו על סמך מספר האורחים המוזמנים, כאשר הוא יוכל לאסוף אורחים רבים ממספר תחנות שייקבעו עם מזמין העבודה. במהלך הפקת האירוע ותיכנונו, יש לחשוב ולקחת בחשבון את כל אותם פרמטרים אשר ייקבעו את הצלחת האירוע, כמו למשל היכרות האורחים זה עם זה. ככל שיותר אנשים יכירו את שאר האורחים, הגרים בסמיכות אליהם, כך אווירת האירוע תהיה קלילה ונינוחה יותר.
מה צריך לקחת בחשבון בתכנון הסעות לאירועים?
אירועים מיוחדים אשר דורשים את הפקתם יהיו מסוגים שונים, כמו אירועים פרטיים (בת או בר מצוות, חתונות, טיולים משפחתיים ועוד) או אירועים ציבוריים, מוסדיים וארגוניים. בתכנון אירועים אלה, יש לחשוב על סוג האורחים, המיקום אשר יתאים עבורם באופן המיטבי ודרכי ההגעה אליו (כל זאת מעבר לתכנון האירוע עצמו אשר יכלול את סוגי המזון המוגש, עיצוב האירוע ועוד). מבחינת ההסעות לאירועים, יש לקבוע את זמן ההגעה הרצוי, ולנסות להעריך את משך הנסיעה, כך שהאורחים יוכלו להגיע בזמן באופן רגוע.
ישנם מקומות אירוע, אשר לא נגישים לרכבים גדולים כמו אוטובוסים או מיניבוסים, ולכן יש לפנות את הדרך לרכבים אלה במידת האפשר. במידה ואין דרך להסיע את האורחים ישירות למקום האירוע (כמו למשל כאשר האירוע מתרחש על חוף הים), יש לדאוג לחניה מסודרת, קרובה ככל האפשר למקום, ולדאוג לנגישות למוגבלים פיזית או מבוגרים.