חברות שמטרתן הפקת אירועי חברה קמו כתוצאה מדרישת השוק להפיק אירועים גרנדיוזיים שפעם צוינו בצניעות יחסית. כיום, המגמה היא להפיק אירוע מפואר ומרשים שיתחרה באירוע של השכן. לא די בפרחים באגרטל ובכיבוד טעים, כי הציבור דורש הפקת אירועים מרטיטים ומרגשים, חופות מעוצבות, בר מצווה ובת מצווה ברמה של חתונה ושילוב של אפקטים פירוטכניים ומופע של זמרים מן השורה הראשונה.
החברות שעוסקות בהפקת אירועים מציעות שלל רעיונות להפקתו של כל אירוע, החל מאירוע בבית הלקוח ועד לאירוע חברתי נוצץ באולם אירועים יוקרתי – כשמקום המפגש מעוצב לפי הקונספט שבחר בעל האירוע. אין ספק שרק חברה שמתמחה בהפקת אירועים תוכל להתמודד עם משימות שבהן יש לשלב ידע ומקצוענות תוך שיתוף פעולה עם ספקי שירותים שונים כגון שוזרי פרחים, מעצבי תפאורה מתאימה, קייטרינג לעסקים ועוד.
חברת הפקות אמורה לעמוד באתגר היצירתי תוך הבנת צרכי הלקוח, והיא מקפידה ללוות את הלקוח בכל שלבי הפרויקט, מגיבוש הרעיון עצמו, דרך תכנון וניהול ההפקה ועד לאירוע החוויתי עצמו.
הפקת אירוע מתחלקת לשלושה שלבים:
– שלב התכנון ההכרות עם צרכי הלקוח וגיבוש התכנית.
– שלב כתיבת התכנית, כעין מפרט לביצוע העבודה.
– שלב שלישי הוא הפקת האירוע עצמו.
הפקת אירוע מצריכה טיפול בבניית התקציב, משלוחים, הזמנת סידורי הפרחים, הזמנת קייטרינג לעסקים ברמה נאותה, כל אלה יטופלו באופן מקצועי על ידי חברה שמנוסה בהפקת אירועים חברתיים כגון אלה.
קיים הבדל בין הפקת אירועים פרטיים כמו חתונה או בת מצווה, לבין הפקת אירועים עסקיים. אירועים עסקיים כוללים בין השאר, כנסים וימי עיון שמאופיינים באווירה יותר רצינית שכן המשתתפים מתכנסים על מנת ללמוד משהו חדש; אך גם ימי כיף, ימי גיבוש לעובדים ומסיבות מיוחדות שהמוטו המרכזי שלהן הוא לעשות כיף ולהרים את המורל.
מקומות עבודה רבים הגיעו למסקנה שבאמצעות הפקת אירועי חברה ניתן לתרום לגיבוש צוות העובדים לטובת קידום עסקי החברה. בעלי החברה הבינו שצוות העובדים הוא הנכס היקר ביותר שיש להם ולכן כדאי להשקיע ברווחתו, השקעה שמועילה לכולם.
מטרתם העיקרית של אירועי החברה היא להפגיש בין כל עובדי החברה תוך כדי פעילויות חברתיות בקבוצות קטנות, בהרצאות ובדיונים בנושאים שונים. הפקת אירועי חברה דורשת מחשבה יצירתית, משום שהעובדים בוחנים אם ההנהלה משקיעה בהם כפי שהם משקיעים יום יום בעבודתם.
באשר לארגון אירוע השקה של מוצר חדש או קידום מכירות של מוצר קיים, אלה נחשבים להפקה מסובכת ומורכבת שכן מטרתם היא העלאת המודעות למוצר החדש ועזרה בהחדרתו לשוק. הצלחתו של אירוע כזה תלויה באופן יצירת האווירה ובהדים שהאירוע יצליח לעורר.!