אירועים עסקיים יכולים להתבטא בשני אופנים – אירוע קטן ואינטימי במשרד או אירוע גדול ורב משתתפים, המהווה גיבוש חברתי – חלוקת פרס לעובד מצטיין, אכילה, שתייה וריקודים. כאשר מדובר באירוע קטן ואינטימי במשרד, אפשר להיעזר בשירות משלוחי אוכל לאירועים עסקיים – אפשר להזמין קייטרינג או אפילו סושי משלוחים, אם רוצים לשמור על תזונה בריאה, מכיוון שסושי מכיל אומגה שלוש ואומגה שש ומכיל תוספי תזונה מעולים. בכך תשמחו את העובדים שלכם ותשמרו על בריאותם.
אם מדובר על אירועים עסקיים גדולים, כדי שתבדקו את האלמנטים הבאים:
* בשלב ההתחלתי, יש להכין הזמנות עבור אירועים עסקיים, בהזמנות אלו יש לציין את כל פרטי האירוע ופרטי התוכנות לאותו אירוע, כגון: נאומים, הענקת פרס לעובד וכדומה.
* כדי לארגן אירועים עסקיים על הצד הטוב ביותר, החלו לבחור את האנשים, אשר אתם רוצים שיעזרו לכם בתהליך, האצילו כמה שיותר סמכויות: אחד שיטפל בפרחים, אחד שיטפל בהזמנות, אחד שיטפל בקייטרינג – בין אם מדובר בקייטרינג חלבי, בקייטרינג בשרי, וכדומה – הקפידו לוודא שהקייטרינג הינו כשר, כי בכל חברה או ארגון יימצאו כאלה שהכשרות חשובה להם ואל לכם לפגוע בזה.
* הקפידו לערוך ישיבה מסודרת של כל העוסקים בביצוע אירועים לעסקים, בדקו אם כולם עושים עבודה טובה, בהתאם לציפיות שלכם.
* אם מדובר בהפקת אירועים עסקיים גדולה – המיועדת למאות או לאלפי עובדים – אל תיבהלו – אתם יכולים לפנות לחברת הפקות אירועים מסודרת והיא תבצע עבורכם הכול. מעכשיו תוכלו להיות רגועים. חברת הפקות אירועים מתמחה – בתחום ומעכשיו הכול יעבור לידיה.
* אם בחרתם להעביר את המושכות לידי חברת הפקות מקצועית, יש לוודא, כי היא תהיה אתכם בקשר רצוף ואינטנסיבי. אתם חייבים להעביר לה כמה שיותר מידע אודות הארגון שלכם, אודות הדמויות הבולטות בחברה וכדומה.
* חברת הפקת אירועים עסקיים טובה תיקח על עצמה את כל האחריות על ארגון האירוע עבורכם ותעניק לכם את הביטחון והשקט הנפשי, ביודעכם כי יש מישהו שמטפל בהכול עכשיו.
* מכיוון שמדובר על אירועים עסקיים גדולים ולא אירועים עסקיים אינטימיים במשרדי החברה, חשוב מאוד, כי חברת הפקת אירועים זו תוכל גם לספק אטרקציות רבות. אם אתם עורכים למשל, את האירוע בשעות הצהריים וילדי העובדים מוזמנים – החברה שמפיקה את האירוע צריכה לוודא שיהיו אטרקציות לילדים, כדי שיעזבו במנוחה את המבוגרים, כגון: מתקנים מתנפחים, צוות הווי ובידור, משחקי מולטימדיה וכדומה.
משלוחי פירות
ולסיכום,
לא קל להרים פרויקט של אירועים עסקיים גדול ומושקע. כאשר אתם מעבירים את ניהול הפרויקט לחברת הפקת אירועים מקצועית – עמדו עמם על קשר הדוק, בדקו שהם מוצאים את המקום לאירוע המתאים לכם, שבחירת המוזיקה, הצלמים, האוכל וכדומה מתאימה לכם והכי חשוב – תוודאו התאמת ציפיות ביניכם למן ההתחלה.