כאשר אנחנו מחליטים לערוך אירוע כלשהו (חתונה, בר/בת מצווה וכד'), הצעד הראשון הוא בדרך כלל בחירת גן האירועים אשר יארח את האירוע שלנו. קיימים כיום אינספור גני אירועים, ביניהם גני אירועים בתל אביב והמרכז, גני אירועים בחדרה ואזור השרון, גני אירועים בסביבת ירושלים ובעצם – בכל אזור גיאוגרפי בארץ, כך שכל מה שצריך זה לבחור. לאחר שביצענו את השלב הראשון – בחירת גן האירועים בו נערוך את האירוע שלנו, הגיע הזמן ליתר המטלות. בעצם, עכשיו עלינו לארגן את האירוע מההתחלה ועד הסוף. משימה זו עלולה להיות מעט מורכבת, ולכן היא מרתיעה אנשים רבים. אך אם חושבים על כך ברוגע ובשקט ומארגנים את כל רשימת הספקים השונים להם נזדקק (על פי צרכי האירוע), מגלים כי השד אינו כל כך נורא וכי העבודה הזו עשויה אפילו להיות מהנה.
אז מה עושים?
אז מה אנחנו צריכים בעצם כאשר אנחנו מתכננים אירוע כזה או אחר ואחרי שבחרנו כבר ממגוון גני האירועים הקיימים בארץ, אם אלו גני אירועים בחדרה, במרכז או בכל מקום אחר? ובכן, קודם כל יש להגדיר מהו האירוע בדיוק – עבור אירועים עסקיים נזדקק לשירותים מעט שונים מאשר עבור אירועים פרטיים (למרות שהבסיס זהה), עבור ברית מילה נזדקק לתכנים מעט שונים מאשר עבור חתונה וכד'. בכל זאת, ניתן ליצור אפיון כללי של רשימת הספקים לה נזדקק על פי רוב בכל אירוע באשר הוא. רשימה זו תכלול מן הסתם שירות הסעדה (קייטרינג), תקליטן אשר יהיה ממונה על המוסיקה באירוע וצלם אשר יתעד עבורנו בתמונות ובוידיאו את היום המאושר. שאר האלמנטים הטריוויאליים בדרך כלל מצטרפים לאחד הגורמים שכבר הזכרנו, לדוגמה – התקליטן אחראי בדרך כלל לתאורה וההגברה באירוע, שירות הקייטרינג אחראי בדרך כלל על הריהוט לאירוע (כיסאות ושולחנות לאורחים וכד'). זה כמובן לא קבוע – כל בעל מקצוע מציע שירות מעט שונה במחירים מעט שונים ולכן יש לוודא זאת איתם בטרם שוכרים אותם. אך הנקודה היא כי ברגע שארגנו את רשימת הספקים הכלליים – קייטרינג, תקליטן, צלם וכמובן – גן אירועים, את כל השאר כבר יהיה קל מאוד לארגן.
אם אתם לא רוצים להתחיל להסתבך עם כמה גורמים שונים ולתאם מול כל אחד בנפרד (ממי אתם שוכרים את השולחנות והכיסאות, מי דואג לתאורה וההגברה וכד'), קיימות כמה אלטרנטיבות אשר אולי יעלו קצת יותר, אך יחסכו עבורכם זמן יקר, מאמץ וגם עצבים רבים. אפשרויות אלו כוללות שכירת מפיק אירועים אשר ידאג להכול, מההתחלה עד הסוף, כולל שכירת אנשי המקצוע השונים והתיאום ביניהם לפני האירוע וגם במהלכו. אפשרות נוספת היא השכרת גן אירועים או אולם שמחות אשר כבר מעניק לכם חבילה כוללת – הכול כבר מוכן וכלול בפנים, כולל קייטרינג, צלם, תקליטן וכד'. אפשרויות אלו מן הסתם יהיו מעט